Leistungsnachweis: Warum er wichtig ist
Pflegix hat sich in den letzten Jahren ein breites Netzwerk an professionellen Auftraggebern, Versicherungen und Stiftungen aufgebaut. Um unsere Qualitäts- und Sicherheitsstandards weiter zu verbessern, ist die Anforderung entstanden, dass Helfer ihre geleisteten Arbeitsstunden mittels eines Leistungsnachweises von der Familie bestätigen lassen müssen. Das schafft für unsere Partner und Leistungsempfänger eine verbesserte Transparenz und sorgt für mehr Vertrauen in der Zusammenarbeit. Denn: Betreuung und Pflege sind hochsensible Themen, bei denen Vertrauen und Sicherheit eine besondere Rolle spielen.
Die Erfassung der Leistungsnachweise ist außerdem Voraussetzung, damit Du Dein Geld für die geleisteten Stunden erhältst. Denn ohne Leistungsnachweis können wir zu Beginn des Folgemonats keine Rechnung für dich erstellen und unsere Partner zahlen somit nichts aus.
Keine Sorge: Die Nachweise werden zu keinem Zeitpunkt veröffentlicht oder an Dritte weitergegeben. Die Mitarbeiter von Pflegix sowie die Versicherung erhalten lediglich eine Bestätigung über Deine erfassten Leistungsnachweise und nutzen diese dann zur Freigabe und Abrechnung der erbrachten Stunden.
Die wichtigsten Infos im Überblick
Nun hast Du schon erfahren, wozu der Leistungsnachweis benötigt wird und warum es so wichtig ist, dass Du Deine Stunden regelmäßig unterschreiben lässt. Doch jetzt schwirren Dir wahrscheinlich noch einige Fragen im Kopf herum – keine Sorge, wir beantworten Dir die wichtigsten Fragen in aller Kürze:
Wer kann meine Leistungen unterzeichnen?
Der Leistungsnachweis wird in der Regel vom Leistungsempfänger selbst unterschrieben.
Wo wird unterzeichnet?
Du kannst Deinen Leistungsnachweis sowohl über den PC als auch über mobile Endgeräte wie Dein Smartphone oder Tablet unterzeichnen lassen.
Wir empfehlen Dir, Deine Leistungsnachweise über die Website von Pflegix zu erfassen. Logge Dich dazu in Deinem Webbrowser über https://www.pflegix.de/portal/login in Dein Helfer-Konto ein und los geht’s!
Hinweis: Pflegix funktioniert am besten über die Browser Chrome, Firefox und Safari.
Wie funktioniert die Erfassung meiner Leistungsnachweise?
Für die Erfassung Deiner Leistungsnachweise dokumentierst Du zunächst wie gewohnt Deine Stunden. Im Anschluss holst Du Dir den Leistungsnachweis in Form einer digitalen Unterschrift durch den Leistungsempfänger ein.
Wenn du für die Erfassung Deiner Leistungsnachweise ein Mobilgerät verwendest, erfolgt die Unterschrift mit dem Finger. Entscheidest Du Dich für die Erfassung über den PC, kann die Familie über die Computer-Maus ihre Unterschrift setzen.
Wir empfehlen die Erfassung der Leistungsnachweise über mobile Endgeräte.
Wann lasse ich meine Leistungen erfassen und gibt es eine Deadline?
Wir empfehlen Dir, Deine geleisteten Stunden direkt im Anschluss an jeden Einsatz von der Familie unterzeichnen zu lassen, damit Du den Überblick behältst und keine Stunden in Vergessenheit geraten.
Alternativ kannst Du Deine Leistungsnachweise auch gesammelt am Ende eines Monats erfassen lassen. Wähle dazu über die Häkchen-Funktion diejenigen Dokumentationen aus, die eine Unterschrift (einen Nachweis) benötigen. Über den Button “Unterschrift erfassen” kann die Familie dann die ausgewählten Stunden mit einer einzigen Unterschrift bestätigen.
Wichtig: Denke bitte unbedingt daran, die Erfassung Deiner Leistungsnachweise im Anschluss zu speichern, damit die Unterschriften für alle Dokumentationen übernommen und diese zur Abrechnung freigegeben werden können!
Der späteste Zeitpunkt zum Erfassen Deiner Leistungsnachweise ist immer der letzte Werktag eines Monats.
Leistungsnachweis erfassen in nur 3 Schritten
Keine Sorge, die Erfassung Deiner Leistungsnachweise ist ganz unkompliziert und ist in nur 3 Schritten erledigt:
1. Logge Dich in Deinem Helfer-Konto ein
Logge Dich zunächst vor Ort und im Beisein des Leistungsempfängers mit Deinen Zugangsdaten in Dein Helfer-Konto bei Pflegix ein.
Wir empfehlen Dir, die Leistungsnachweise direkt nach jedem Einsatz zu erfassen, damit es nicht in Vergessenheit gerät und du den Überblick behältst.
Übrigens: Die Erfassung Deiner Leistungsnachweise funktioniert am besten über Smartphone oder Tablet. Nutze dafür bevorzugt die Web-Version über www.pflegix.de/portal/login.
2. Navigiere Dich zur Erfassung der Leistungsnachweise
Wähle den Menüpunkt “Buchungen” aus und klicke auf den Button “Buchungsdetails” des entsprechenden Auftrags. Hier kannst Du zunächst im Bereich der Zeiterfassung die entsprechenden Stunden für den Auftrag dokumentieren.
Wichtig: Nach dem Speichern können die Stunden nicht mehr angepasst werden! Achte daher bitte darauf, deine Stunden korrekt zu erfassen. Sollte sich doch mal ein Fehler einschleichen, wende Dich bitte umgehend beim Care-Team und bitte um eine entsprechende Anpassung Deiner Stundendokumentation.
3. Lass Deine Stunden von der Familie unterzeichnen
Nachdem Du Deine Stunden im System dokumentiert hast, kannst Du Deinen Leistungsnachweis für diese Stunden erfassen. Klicke hierfür im unteren Bereich der Stundendokumentation auf “Unterschrift erfassen”.
Sollte der Leistungsempfänger nicht vor Ort sein oder die Stunden nachträglich dokumentiert werden, klicke auf den Button “Nachweis später erfassen”. Du kannst dann nachträglich (am besten direkt beim folgenden Einsatz vor Ort) eine Unterschrift des Leistungsempfängers hinterlegen.
Hinweis: Du kannst Deine bereits dokumentierten Stunden auch gesammelt von der Familie unterschreiben lassen. Setze hierfür im Bereich der Stundendokumentation die entsprechenden Häkchen links neben den Dokumentationen, die eine Unterschrift benötigen, und klicke auf “Offene Nachweise erfassen”. Die Familie kann dann im nächsten Schritt mit einer einzigen Unterschrift alle ausgewählten Stunden bestätigen.
Was passiert mit nicht unterschriebenen Stunden?
Wie Du schon weißt, kannst Du Deine Leistungsnachweise erst erfassen, wenn Du Deine Stunden dokumentiert hast. Daher solltest Du zunächst darauf achten, Deine Stunden rechtzeitig bis zum Monatsende zu dokumentieren. Solltest Du es einmal versäumen, Deine Stunden zu dokumentieren, kannst Du dies noch bis zum 15. des Folgemonats nachholen. Nach diesem Zeitpunkt musst Du Dich an das Care-Team wenden, um nachträglich Stunden erfassen zu können. Die Mitarbeiter schalten dann die nachträgliche Dokumentation für 48 Stunden frei. Nachträgliche Eintragungen sind bis maximal 3 Monate nach Leistungserbringung möglich.
Wenn Du Deine Stunden rechtzeitig dokumentierst, ist das schonmal die halbe Miete. Mit der Stundendokumentation kannst Du dann direkt Deine Leistungsnachweise erbringen.
Unser Tipp: Lass Dir Deine geleisteten Stunden direkt im Anschluss an jeden einzelnen Einsatz von der Familie unterschreiben. So behältst Du den Überblick und vergisst keine Stunden. Prüfe außerdem immer vor Monatsende im Helfer-Konto, ob auch wirklich alle Nachweise erfasst und unterzeichnet wurden.
Falls es noch offene Nachweise gibt, solltest Du diese bei Deinem nächsten Einsatz von der Familie unterschreiben lassen, damit Deine Leistungen pünktlich abgerechnet werden können. Versäumst Du es, Deine Stunden rechtzeitig bis zum Monatsende unterschreiben zu lassen, kannst Du dies zwar noch nachträglich im Folgemonat tun, aber: Bitte bedenke dabei, dass die Abrechnung von nachträglich unterschriebenen Stunden erst im Folgemonat stattfindet, das heißt Du bekommst Dein Geld erst einen Monat später als normalerweise. Falls Du diesbezüglich noch weitere Fragen hast, wende Dich jederzeit gerne an unser Care-Team.
Was tun, wenn es Herausforderungen bei der Erfassung gibt?
Solltest Du einmal Herausforderungen bei der Erfassung Deiner Leistungsnachweise haben, steht Dir selbstverständlich jederzeit unser freundliches Care-Team unterstützend zur Seite. Kontaktiere unsere Mitarbeiter am besten über den Dienst von WhatsApp oder per Mail an hallo@pflegix.de.
Darüber hinaus findest Du in unserem weiteren Beitrag zum Thema zusätzliche Infos, wie genau Du bei der Erfassung Deiner Leistungsnachweise vorgehst:
Fazit: Leistungsnachweis ist Voraussetzung für die Abrechnung
Wie Du ja nun weißt, sind Leistungsnachweise für Partner-Aufträge verpflichtend. Das heißt, wenn Du Dich dazu entscheidest, einen Partner-Auftrag zu übernehmen, erklärst Du Dich gleichzeitig damit einverstanden, für Deine geleisteten Stunden eine Unterschrift der Familie einzuholen.
Diese Bestätigung Deiner Leistung durch die Familie ist wichtig, damit Deine Stunden zu Beginn des Folgemonats abgerechnet werden. Bitte denke daher unbedingt daran, Deine Arbeitsleistung bis spätestens zum letzten Werktag (!) eines Monats unterschreiben zu lassen, damit Du pünktlich Dein Geld erhältst.
Die Erfassung Deiner Leistungsnachweise funktioniert ganz unkompliziert in nur 3 Schritten. Logge Dich einfach wie gewohnt mit Deinen Zugangsdaten in Dein Helfer-Konto bei Pflegix ein und manövriere Dich im Beisein der Familie in die Buchungsdetails der entsprechenden Buchung. Wähle dann die entsprechenden Stunden aus, für die Du einen Leistungsnachweis benötigst und lass Dir diese digital von der Familie unterschreiben. Im Anschluss musst Du die Unterschrift nur noch abspeichern. Danach werden diese automatisch zur Abrechnung freigegeben.
Sollten sich einmal Herausforderungen ergeben oder benötigst Du Hilfe bei der Erfassung Deiner Leistungsnachweise, kannst Du Dich jederzeit per Mail an hallo@pflegix.de oder über den WhatsApp-Messenger an unser Care-Team wenden.
